ある日突然、広報担当者に!あなたを応援「広報紙できらり!プロジェクト」

広報紙でキラリ!プロジェクトこちらは、PTAや自治会広報紙担当の皆さんを応援する「広報紙できらり!プロジェクト」のページです。

広報セミナーや、ウェブサイトを通じて、PTAや自治会、ボランティアの皆さんに広報紙の作り方をお伝えしています。


広報紙作成ツール※PTA・自治会広報紙 編集お道具箱
編集作業に使っていただけるテンプレートなどです。
PTAや自治会での広報紙作りに、ご活用下さい。
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阪神淡路大震災での経験がプロジェクトの原点

image_33965_640_0「広報紙できらり!プロジェクト」をはじめたのは、1995年の阪神淡路大震災での被災がきっかけです。

いざというときに、地域を支えるのは人。フリーペーパーで取材を通じ、まちのことを多くの人に知ってもらう活動を始めました。 毎月10万部発行の広報紙です。記事の内容が影響を与え、やがてまちは静かに変わっていきました。

まず、ボランティア団体が増えていきました。 いつの間にか、女性が頑張るまち、と他市から評価されるようになりました。 やがて市の審議会や委員会に市民の代表が公募されるようになっていきました。

特別なことを取り上げて伝えたわけではありません。 まちの中の「ちょっといい話題」を細やかに取り上げて掲載していっただけです。

身近な良い話題は、人に元気と勇気を与え、やがて行動となって地域を変えていく。 「ペン」には、そういう力があると確信しました。

地域を支える人材を応援。これからも。

kasai25PTAや自治会の広報担当のみなさんは、実はとっても重要な役割を担っていらっしゃるんです!

ですから、みなさんが「もっとラクに、効果的な広報紙」を作っていけるようなコツをお伝えしていくことで、地域を支える人材や団体を、少しでも応援させていただくことができたらと思っています。

「広報紙でキラリ!プロジェクト」では、セミナーでみなさんのもとにうかがっています。 お気軽にお問い合わせください。

メールでのご連絡をお待ちしています:office@pencom.co.jp

突然に「広報紙」を作ることになったあなたにお届けする「はじめての広報紙の作り方」です。各見出しをクリックしてね。内容が表示されます。

第1章:今日からあなたが広報部長

さあ、一緒に作りましょう

  • 「広報」は、嫌われ役?

新年度PTA役員さん選出の時期。

「子どものためだから」と頭では分かっていても、PTA役員になるというのは、どうも気が重いもの。

特に「部長」「委員長」となるといっそう。

各委員会・各部の中でも「広報」はどうやら一番の嫌われ役のようです。作業量も多いし、なんといって、どう作ったらいいのかまったく分かりません。

しかも、できあがりはどうもイマイチで、誰も読んでくれないような気がします。

「苦労して作ったのに・・・」

落ち込みますよね。

でも、PTA広報を経験した先輩方はみんな感じているはずです。

「もっと楽しく気楽に取り組むことができるのなら、広報誌作りも悪くない。次はもっといい誌面を作ることができるはず」と。

モヤモヤはさっさと解決し、はじめの一歩を踏み出しましょう。

レイアウト?校正? それ、なんですか??

  • 驚きと心労は突然やってくる・・・

「はい、ご苦労さまです。今年度の広報部長さんは○○さんです。一年間、よろしくお願いします。」

新年度、ママたちの話題といえば、もっぱらPTA人事です。

できるだけ楽な部や委員会がいい。

先輩ママから後輩ママへ、情報の伝達は驚くべきほど迅速で正確。

先輩の情報によると、とにかく大変なのが「広報部」らしい。

中でも部長なんかになったら、もうおしまい。

家でも学校でも作業に追われ、家事の暇なく、夫にぼやかれ、子どもは不機嫌。できた広報誌、仕上がりイマイチ、ごみ箱直行。

だから、先輩ママはこうささやくのです。

「くじ引きで広報部長に当たりそうになったら、ほかの部長に立候補して逃れるのよ」

ああ、それなのに○○さん、おっとりとした性格で「ほかの部に立候補します」とも言えず、ついに、最後に残った「広報部長」の座を獲得してしまったのです。

さあ、これから先、どうなっていくのでしょうか。部長選出が終わって、旧広報部長が心配そうに声をかけました。

「レイアウトとか、校正の方法とか、分からなかったらいつでも聞いてね」

「えっ? それって何ですか」

さあ、この状態で、2カ月後に、無事第1号を発行できるのでしょうか。


あなたも部長になったつもりで、共に広報誌を作っていきましょう。

これは、広報を担当した皆さんと共に作っていくプロジェクトです。

分からないことなどがあったら、お気軽にご連絡ください。

速やかにモヤモヤを解決し、はじめの一歩を踏み出しましょう。

広報部に必要なものは?あると便利な道具

  • デジタル化で手間を省こう

最近の編集作業はデジタル化が進んでいます。

パソコンでWordなどに文字入力をし、写真、イラストと共にデータで印刷会社に原稿を入れます。

原稿段階で、執筆者の原稿確認をしてもらえることや、レイアウトイメージがつかみやすい、印刷所での入力ミスや作業量が減ることで納期を短縮できるなど、良い点がたくさんあるからです。

難しいことではありませんので、ぜひ挑戦してみてください。

また、皆さんの広報部には、編集作業に必要な道具がそろっていますか。

【あると便利な編集作業の道具】

  • 筆記具(鉛筆、赤ボールペン、色鉛筆、消しゴム、修正液など)
  • 定規(透明タイプの30センチ) 
  • セロハンテープ(貼ってはがせるタイプも 
  • クリップ、ステープラ(原稿をまとめる) 
  • 角形2号封筒(原稿を各記事ごとにまとめて入れる、再利用品で可)
  • 原稿用紙(市販タイプでもPTAオリジナルでも可) 
  • 指定レイアウト用紙(各PTAによって異なる。無ければ印刷会社に作ってもらう)
  • 文字フォント書体一覧表(使える文字書体は印刷会社によって異なるので、一覧表をもらう)
  • イラスト集(著作権フリー) 
  • デジタルカメラ、フィルムカメラ 
  • パソコン 
  • パソコンソフト (ワード、エクセル、画像編集)
  • プリンター 
  • 腕章(各PTA指定。 取材の際に必要)
  • 国語辞典 
  • 漢和辞典 
  • カタカナ語辞典 
  • 用字用語辞典。ほかに、類語辞典、ことわざ辞典などもあれば便利。

パソコンとプリンター、デジタルカメラは、編集作業にとって今や必需品です。ぜひ、そろえたい道具です。

パソコンには、フォルダーを作って、各年度ごとに、原稿、写真、発信文書、会議資料など、毎年のデータを残しておくと、後輩たちの作業がとても楽になります。

紙の資料も、スキャナがあればスキャンをして、なければ写真を撮ってデータとして保存をしておきましょう。

印刷をする場合は、印刷会社さんに最終のデータももらっておくようにしましょう。illustratorやPhotoshopという専門のソフトが無い場合もデータをもらっておきます。みなさんの閲覧・確認用にはPDFデータしてもらっておくようにします。

編集作業に必要の無い個人的な情報は破棄をして、パソコンに残しておかないようにします。

広報部長の心構え6カ条

  • ママね、部長さんになったんだって!

さて、広報部長に選出された○○さん、とりあえず夫さんにはこのことを黙っていました。

小学5年生の長男と夫さんと3人、いつもと変わらぬ食卓での出来事。長男君が突然大きな声で話し出しました。

「パパ、すごいんだよ。ママね、部長さんになったんだって。偉いんだって。友達のママが言ってたよ!」

突然のできごとに、さすがにおっとりの○○さんもあわてて弁解。

「くじびきで、、、当たっちゃって、、、どうしよう、、、相談しなきゃって思っていたところで、、、」

「ね、ママすごいでしょ。パパ、パパあ。」。長男君ははしゃいでいます。

さて、パパの反応は。

「ま、子どもも喜んでいるしな。期待を裏切らないようにがんばってくださいってとこかな。おまえはさ、いつも周りが助けてくれるから得だよ。案外、眠っていた才能が開花したりして。写真の撮り方ぐらいはボクが教えてあげるよ」

そう、夫の趣味は一眼レフカメラなのでした。

○○家は、無事、第一関門を突破したようです。(チャンチャン)

そんなふうに、世の中はうまくいかないのが世の常で。。。

ここでは、「広報部長の心構え」について確認してみましょう。

広報誌は、何人もの広報部員の手による合同作業で作られます。これから1年間、楽しく活動に取り組み、結果として満足のいく広報誌ができあがるかどうかは、実は広報部長にかかっている点が大きいのです。(プレッシャーをかけるようですみません。)

どうせ、広報部長になったのだから、覚悟を決めて、これをチャンスに1年間楽しく取り組みましょう。

そのためには、広報部員に無理強いをせず、各々には、できる範囲内で、できる作業を担当してもらうことが長続きのコツですよね。

役員の中には、「広報部員になったのだから会議には出てきて当たり前。仕事など日常生活を犠牲にするのは当たり前」という考え方の人もいますが、無理を押しつけては楽しく続けられません。

無理せず、楽しく、できることを、できる範囲内で。これは、PTA活動などボランティア活動の基本でしょう。

また、合同作業であることを意識し、スケジュールや編集方針などについて、「部員間の情報の共有化」を図りましょう。部員のやりがい向上につながります。

チームの和を保つために、悪口は御法度。口は災いの元、気をつけましょう。

そして、お互いに、何でも相談できる雰囲気を作りましょう。

あくまでも、最終目標はみんなで「キラリと輝く」広報誌を作ること。

会議などのたびに、「みんなでキラリと輝く広報誌を作ろう」と、何度も口に出して言えば、行動につながり、やがて現実になります。

目標を見失わず楽しみながら活動を続ければ、1年後には、何物にも代え難い達成感を味わうことができるでしょう。

【「広報部長心構え」6カ条】

①1年間楽しく取り組むことを意識しよう。

②広報部員に作業の無理強いをしない。

 無理せず、楽しく、できることを、できる範囲内で。

③合同作業であることを意識し、スケジュールや編集方針などについては、「部員間の情報の共有化」を図ろう。

④口は災いの元、互いの悪口は厳禁。

⑤互いに何でも相談できる雰囲気を作ろう。

⑥「みんなでキラリと輝く広報誌を作ろう」と、何度も口に出して言おう。

発行までの全体的なスケジュール

  • さあ、大急ぎで編集作業を

PTA広報部員に選出されたら、とにかく大急ぎで最初の編集作業に入らなくてはいけません。

PTAによって発行回数は異なりますが、1学期に1号ずつ、年に3回発行というケースが一般的のようです。

となると、5月上旬に役員に選出されて、7月中旬の一学期末には第1号を発行しなくてはなりません。さあ大変。効率よく作業を進めていくことが要求されます。

まずは1学期を例に、広報誌発行までの全体的なスケジュールについて書き出してみました。

細かい内容については、後の章で順を追って説明していきます。

【広報誌発行スケジュール 一例(1学期の場合)】

4月上旬 始業式、入学式

5月上旬 クラス役員、各部役員、部長、副部長選出

→先輩から業務の引き継ぎを受けます

このときに、第1回目の編集会議をしておくと、後のスケジュールが楽です。

5月中旬 PTA総会

Doticon_red_Comment.gif☆第1回編集会議までにしておくことがたくさんあります。

(1)編集体制つくり

(2)連絡網の作成

(3)印刷会社を決める

(4)事前確認事項「確認シート」

(5)編集スケジュールをたてる

(6)「第1回編集会議」開催案内の発行

Doticon_red_Comment.gif☆全広報部員が集まる総会などの機会に、第1回編集会議を開催しましょう。

<ここが重要!第1回編集会議>

(1)広報部長あいさつ

(2)広報部の体制紹介

(3)広報部員自己紹介

(4)OBまたは印刷会社による「広報誌作成セミナー」

(5)各広報誌の基本的な体裁確認 ※事前確認シートをもとに。

(6)今年度の発行目的、テーマ、方針の決定

(7)過去の掲載記事を3年間分程度、抽出作業

(8)1学期に開催されるイベントなど、掲載項目の洗い出し

(9)掲載記事の検討

10)掲載項目を決める

11)大まかなレイアウトを決める

12)発行までのスケジュールを決める

13)役割分担を決める 記事担当、パソコン入力など

14)次回の編集会議日程の確認

15)しめのことば

———————

●編集作業スタート

取材、 写真撮影、原稿依頼、原稿作成、原稿回収

Doticon_red_Comment.gifここからは、取材のテーマごとに、班分けをし各班で取材や会議をしていくと、それほど何度も集まる必要なく、進めることができます。

●編集会議

原稿を持ち寄り、記事内容の検討。レイアウト調整

出来上がった記事からパソコン入力、校正

●編集会議

第一次入稿

●編集会議

校正(初校)、追加原稿の入稿、原稿、写真の差し替え

●編集会議

校正(再校)

●編集会議

最終チェック→校了

仕分け・発送準備

外部や関係各所への発送準備(宛名シール、封筒)

●編集会議

納品

仕分け・発送作業

反省会

次回以降の広報誌についての企画会議

●発行 (720日頃 終業式)

—————-

今後のコラムで、内容を詳しく説明していきます。

第2章:第1回編集会議までにすること

事前準備で基礎作り

  • どうしよう! 第1号の発行までにほとんど時間がないよぉ!!

多くのPTAの場合、5月に行われるPTA総会が、全広報部員の初顔合わせになることが多いと思います。

あるいは、総会に先立ち開催される、いわゆる「役員決め=部長、副部長選出←壮絶なくじ引き」が初顔合わせですね。

いずれにしても、ここから本格的に広報活動をスタートさせるわけですが、先の章でも触れたように、1学期末に第1号を発行する場合には、発行までに十分な時間がありません。

というより、ほとんど時間が無いといった方が当たっていると思います。

ですから、実際の広報誌作りに入る前に、まず広報部長と広報副部長など幹部は、できるだけ事前準備を進めておくことがスムーズな進行の第一歩です。

その際には先輩広報部員の指導を仰ぎましょう。

先輩はいろいろと頼りにして欲しいと思っているものです。

また、印刷会社について、どこに依頼をするのかがまだ決まっていない場合は、できるだけ早い時期に決めましょう。

印刷担当者も広報部員だ、というくらいの意識を持ってアドバイスしてくれるところとパートナーを組むことができたら、編集作業もぐんと楽になります。

【第1回編集会議までにしておくこと】

(1)編集部体制つくり

(2)連絡網の作成

(3)印刷会社を決める

(4)事前に確認しておくことのチェック  ※「事前確認シート」の記入

(5)編集スケジュールをたてる

(6)「第1回編集会議」開催案内の発行

それぞれの内容については、後の章で具体的に触れていきます。

これは、広報を担当した皆さんと共に作っていくプロジェクトです。

分からないことなどがあったら、お気軽にご連絡ください。

TELでも、FAXでも、メールでもOK

速やかにモヤモヤを解決し、はじめの一歩を踏み出しましょう。

編集部の体制を整えよう

  • 「結局、1人で作らされた」なんて悲劇を回避

部員全員で具体的な編集に入る前に、編集部の体制を整えておくと、後の編集作業が楽になります。

広報部長が何もかも任されて、結局一人で仕上げなければならなかった、というようなことの無いように、複数の幹部を決め、協力し合って、互いを尊重し進めていくと楽しい作業になるでしょう。

一般的にPTAでは、部長、副部長2人が選出されますから(そうでない場合は主要な3人を決めましょう)、その3人が幹部になり役割分担を決めておきましょう。

役割は、主に編集長、進行管理担当、経理担当といったところです。

また、編集作業に入ると、取材や記事作成、写真撮影などの作業ごとに、これらの主要メンバーがチームリーダーになってまとめていくと進行がうまくいきますよ。

編集長について

まずは編集長です。

PTA広報誌を作るときも、一般的な書籍や新聞を発行するのと同じように、あらかじめ編集長を決めておきましょう。

各広報部員にはそれぞれの「思い」がありますから、同じ記事であっても視点が違えば取り上げ方も変わってきます。

あたりまえですね。

それらの内容をトータルでどのような方向にまとめ上げていくかは、編集長の力量にかかっているのです。

部を代表し、学校やPTA本部との折衝機会の多い広報部長が担うのが一般的かと思われますが、こと編集長に関しては、多少の編集経験がある人や、書くことの好きな人が担う方がうまくいく場合もあります。

編集経験といっても、過去にPTAで広報経験があるなどのレベルで良く、編集会議から発行に至るサイクルを経験したことがあればなおいいですね。

それぞれの役割

広報部長は全体的なスケジュール管理を担い、編集長は広報誌全体の責任をもつなど、役割分担をきちんと決めておきましょう。

金銭管理も大変な作業ですから、経理担当者を決めておくことも重要です。

主要な3人が、密に連絡を取りあって、互いの意見を本音でぶつけ合い、協力できる関係を築くことができたら、広報誌作りは半分成功したようなものです。

編集部体制

総責任者……(                )

編集長………(                )

進行管理……(                )

経理担当……(                )

学校の広報担当教諭 (               )

PTA執行部の広報担当 (              )

OBアドバイザー (                   )

連絡網の作成でストレスのない連絡体制を

  • とりあえず、することは

編集体制が決まったら、とりあえずすること、それは連絡網作り。

できるだけ速やかに連絡がつきやすいように、下記のような項目が載っていると便利です。

※最近では、個人情報保護の観点から、「連絡網」の作成は行わない学校・PTAが増えていますが、広報誌の作成には互いに連絡を取る手段は必要です。

学校・PTAの指導の元で、「連絡を取る手段」を確保してください。

一般的な連絡網だと、「自宅の電話番号」「学年・クラス」「お名前」しか載っていませんが、現実には、外出されている方が多く、自宅の電話番号だけでは速やかに連絡が取れないことが多いですね。

「連絡をすぐにとることができない」というのは、何かと、ストレスがたまる原因になりますので、最近では、「携帯電話」や「FAX」を活用されるPTAさんが多いです。

特に、「携帯メール」が大活躍。

しかし、携帯電話だけでなく、連絡手段は、できるだけたくさん知っていた方がより便利ですね。

そのために、「連絡網用 記入シート」を用意してはいかがでしょうか。

編集会議などでみんなが集まったときに、おのおのに書き込んでもらえるように、事前に作成し準備しておくと便利です。

もちろん、連絡網の取り扱いは厳重にする必要があり、「PTA広報誌のための連絡以外には使用しません」というような確認を、お互いにしておきましょう。

連絡網ですが、ワードやエクセルで作ってもいいですし、もちろん手書きでもOK。要するに分かりやすく、便利ならいいわけです。

ただ、あまり、誰でも見ることのできるようなところにはっておくのは、よろしくないです。

【連絡網にあると便利な記載項目】

①学年・クラス

②名前(よみかた)

③家の電話番号

④家のファクス番号(あれば)

⑤携帯電話番号(あれば)

⑥携帯メールアドレス(あれば)

⑦パソコンのメールアドレス(あれば)

⑧会議に参加できる曜日、時間帯(⑧については、始めに聞いておくと、スケジュールを決めるときに便利です)

※記入後のシートは、広報部長さんが責任を持って処理してください。

連絡網用・自己紹介シート

03jikoshokai.jpg

こんな印刷会社さんとおつきあいをしよう

  • 印刷会社を決める

PTA広報誌は多くの場合、編集のプロが作るのではありませんから、分からないことばかりなのは当然のことです。

印刷特有の専門用語や知識なんかを身につける必要はありません。

その労力は、誌面内容の充実に使い、専門的なことは専門家、つまり印刷会社さんにまかせればいいのです。

PTA広報誌作りは、チームワークが大切です。

編集チームの一員として動いてくれる印刷会社がいれば、後の編集作業がぐんと楽しくなります。

ここで大切なことは、印刷会社は「編集チームの一員」という編集部員の気持ちです。「業者だから、お金を支払っているのだから、やってあたりまえ」という下請け意識で接すると、あまり良い広報誌は仕上がらないと思います。

ともに信頼し合い、少々の無理もきいてもらえる、良い作品を仕上げるために努力しあう、そんな関係を築きたいものです。

【こんな印刷会社とおつきあいしよう。10カ条】

①予算内で仕事をしてくれるか。

PTA広報誌には、当然あらかじめ定められた予算がありますから、その予算内で仕事をしてもらうことが第1条件です。

どこまで制作に携わってもらえるのかなど、着手する前にきちんと話し合い契約を交わしておいた方がよいでしょう。

PTA広報誌づくりの経験が豊富か。

印刷会社はどこも同じ、ではありません。

チラシ専門で冊子を作ったことがない、カラー印刷が苦手など、得意・不得意分野があります。後々、アドバイスも受けやすいので経験豊富な会社が望ましいです。

③納期が早いか。

紙の手配が遅い、自社に印刷機がない、社内の作業が遅い、印刷の順番を後に回されるなど、様々な事情で印刷の納期はかなり違ってきます。

タイトなスケジュールで発行しなければならないPTA広報誌ですから、できるだけ納期の早い印刷会社が望ましいです。

④気に入ったデザインに仕上げてくれるか。

PTA広報誌を読まれる媒体にするためには、読みやすいデザインで仕上げることも重要です。ところが、広報部員がつくったレイアウトイメージを、そのまま、特に手を加えデザインすることなく仕上げてくる場合があります。

「一切手を加えるな」という指示をしている場合は仕方がありませんが、印刷会社さんによっては社内にデザイナーがいない場合や、経費削減のため、営業担当者がデザインを仕上げている場合などがあります。少ない予算とはいえ、そこは、多少手を加えてもらいたいところです。

その会社が過去に作った広報誌を見せてもらい、気に入ったデザインに仕上げてくれそうなところとおつきあいするのがいいでしょう。

⑤印刷担当者さんとフィーリングが合うか。

これから、長いおつきあいになるのですから、これは大切なポイントですね。

⑥印刷担当者さんは、PTA広報誌づくりの知識が豊富か。

これも重要なポイントです。PTA特有の苦労や、スケジュールなどを理解してもらえていると、PTAサイドも作業が楽です。

⑦印刷担当者さんは、こちらが聞いたことを、分かりやすく教えてくれるか。

はじめての広報誌作りは分からないことばかりです。

編集会議に出てきて説明をしてくれたり、いろいろなアドバイスを気軽にしてくれる担当者さんとおつきあいをしましょう。

相手が素人だからといって、「そんなことも知らないのか」というような態度の方も、ときたまいらっしゃいますので、そういう会社さんのことは、しっかりと後輩に引き継いでおきましょう。

⑧印刷担当者さんと連絡が取りやすいか。

電話がつながる、不在時でも折り返しすぐにかけ直してくれる。そういう担当者さんとおつきあいをしたいものです。

⑨印刷担当者さんは、フットワークが軽いか。

広報部員はそう何度も会合を持つことはできません。分からないことが出てくると、その場で解決しなければならないことが多々あります。そんなときは、すぐに駆けつけてくれるか、何らかの方法で問題を解決してくれる人が望ましいですね。

⑩印刷担当者さんは、広報部を応援してくれるか。

PTA広報誌を初めて制作していくプロセスには、苦労がいっぱい。そんなとき、的確なアドバイスで広報部員の気持ちを元気にしてくれる、そんな担当者さんがのぞましいですね。

つまり、PTA広報部の応援団のような、担当者さんであってほしいですね。

事前の確認事項「事前確認シート」を使って

  • 事前にこれだけは確認をしておきましょう

広報の先輩からの引き継ぎや、さらに詳しいことは印刷会社さんに確認して、下記の「確認シート」の内容を埋めておきましょう。

各項目は広報誌を作成する上での基本事項です。

事前確認シート

事前に、これらのことを確認しておきましょう



ファイルダウンロード



編集スケジュールをたてる

  • 発行までのスケジュールを作ろう

広報誌の発行予定日や、学校、PTA行事などを日程表の中に埋めていき、発行までの全体的なスケジュールをたていきます。

この時点では、特にPTA行事においては、未確定なことの方が多いので、分かる範囲内で、ざっくりと作っておき、後で徐々に精度をあげていきます。

ここではあくまでも、発行までのスケジュールを把握できるということが目的です。

発行までのおおよそのスケジュール

全体的なスケジュールをたてていきます

「第1回編集会議 開催のご案内」のお手紙

  • 1回編集会議 開催のご案内

初めての編集会議は、「新旧役員引き継ぎ」等の場で開催することが多いと思います。

はじめての役員さんにとっては、どんなことをするのか不安ですので、「こういう内容で、第1回目の編集会議をしますのできてくださいね」という分かりやすい内容で、開催案内を出されてはいかがでしょう。

これは当日の会議次第にもなります。

※これは例ですので、お手紙の内容は、各団体さんの前例にそってください.

———————————————————

                                20○○年○月○日(○)

広報部員各位

         第1回編集会議開催のご案内

                            ○○PTA会長 ○○ ○○                                   ○○広報部長 ○○ ○○

拝啓  ○○○○○の候、皆様方におかれましては、ますますご健勝の

こととお喜び申し上げます。このたびは、PTA広報部員をお引き受けいた

だき、誠にありがとうございます。

皆様と共に、広報誌を通じて、よりよいPTA、学校づくりに向けて活動して

いきたいと考えております。

1年間どうぞよろしくお願いします。

さて、早速ではありますが、下記要領にて、第1回編集会議を開催いたします。

お忙しい中、大変恐縮ですが、お集まりいただきますようよろしくお願いします。

なお、欠席の場合は、○月○日(○)までに、○○○○まで必ずご連絡ください。

※連絡先電話番号 Tel./○○○-○○○-○○○○

                                           敬 具

                  -記-

1.日時:20○○年○月○日(○)

2.場所:○○○○○○○○○○○○○○○

3.議題:

(1)○○号発行に向けて

(2)編集方針と役割分担

(3)

(4)

第3章:ここが重要!第1回編集会議

今年の広報部は楽しそう

  • いよいよ、全広報部員が集まっての初めての編集会議です。

初顔合わせですね。広報部長の○○さんも緊張気味です。

でも、部長が緊張している場合ではありません。

「どんなに大変なことをさせられるのだろう」。

広報部員は、みな不安でいっぱい。

さあ、広報部長の責任は重大です。

「気楽に、楽しく」広報誌作りに取り組むことで、活動を通じ、親も輝き、紙面も輝く。その結果、学校も子どもたちもイキイキと光輝く、そんな広報誌を作るための第1歩です。

初めての編集会議でのポイントは、「今年の広報部は楽しそうだ」と思ってもらうこと。

そのための具体的な道筋を示すことが必要です。

広報部長あいさつ、方針説明、体制紹介、広報部員自己紹介などを通じ、楽しく何でも語り合えるような雰囲気作りに努めましょう。

※編集会議の時は、可能な限り、お菓子やアメ、飲み物などがあれば、よりいっそう場が和みます。

広報部の会議費予算で買うことができるかどうかの確認もしてみてください。

第1回編集会議の内容

  • 手際よく進行し、充実した内容にしましょう。

はじめての編集会議では、その場の雰囲気作りに気を払いながら、下記のような内容を決めていきます。

【議 題】

<導入編>所要時間めやす15分

(1)広報部長あいさつ

(2)広報部の体制紹介

(3)広報部員自己紹介

<編集作業の基礎知識編>所要時間めやす30

(4)OBまたは印刷会社による「広報誌作成セミナー」

(5)各広報誌の基本的な体裁確認 ※事前確認シートをもとに。

(6)今年度の発行目的、テーマ、方針の決定

<実際の編集作業編>所要時間めやす40分

(7)過去の掲載記事を3年間分程度、抽出作業

(8)1学期に開催されるイベントなど、掲載項目の洗い出し

(9)企画記事の検討

10)掲載項目を決める

(11)大まかなレイアウトを決める

(12)発行までのスケジュールを決める

(13)役割分担を決める 記事担当、パソコン入力など

<次回の予定編>所要時間めやす5

(14)次回の編集会議日程の確認

(15)しめのことば

結構重要な広報部長あいさつ

初の全体顔合わせはみんな不安でいっぱいです。

作業から逃れたいので、「PTAなんて~」なんて、後ろ向きの考え方の人もいます。

実際に批判的な発言をして、会議の進行を混乱させてしまう事態も発生するかもしれません。(これは、結構あります。覚悟しておきましょう)

 ですから、ここでの広報部長の第一声はとても重要な役割を持ちます。

「第1章 広報部長の心構え6カ条」でも触れたように、「これから1年間、楽しく活動に取り組み、結果として満足のいく広報誌ができあがるということを目的にがんばっていきたい」ということを、熱く真剣に語りましょう。

要するに、広報部長への信頼感を持ってもらうことが重要です。

ここで、心構え6カ条を、決意表明に変えて再掲しますね。

【「広報部長決意表明」6カ条】

①1年間楽しく取り組むことを意識します。

②広報部員に作業の無理強いはしません。

無理せず、楽しく、できることを、できる範囲内でやりましょう。

③合同作業であることを意識し、スケジュールや編集方針などについては、「部員間の情報の共有化」を図ります。

④口は災いの元、互いの悪口は厳禁です。

⑤互いに何でも相談できる雰囲気を作ります。

⑥「みんなでキラリと輝く広報誌を作ろう」と、何度も口に出し  て言いましょう。

広報部の体制紹介

「第2章 編集体制作り」で決めた内容について、各担当の活動目的とともに、名前紹介をします。

このときに大切なのは、PTA本部や学校の先生方と協力体制がきちんとできているという安心感を部員に伝えることでしょう。

うまくいく広報部員自己紹介の方法

  • 続いて広報部員に自己紹介をしてもらいましょう。

できるだけ早い段階で、互いに親しくなることと、部員の広報誌作りの経験などを把握することが目的です。

アットホームな雰囲気が出るように、まず、広報部長から始めるのがよいでしょう。

内容についての一例を以下に挙げてみましたので参考にしてみてください。

連絡網用「自己紹介シート」を参考にしてください。

【自己紹介の内容について】

①学年・クラス・名前

②広報誌作成の経験の有無

③不安に思っていること

④パソコン入力ができるか

⑤デジタルカメラを持っているか

⑥会合に出てくることができる曜日、時間帯

など

自己紹介で必ず聞こう!

自己紹介の時に、「PTA広報誌を今まで読んだことがありますか」ということも聞いてみてください。

こんな会話になるでしょう。

「読んだことがある?」

「見たことがあるくらいかな」

「どんなことが載っていたら見てみようと思う?」

「うちの子どもの写真とか、知っていることか、担任の先生の顔とか、それくらいかな」

「じっくり読んでみたい記事は、ある?」

「文字はあんまり読みたくない」

でも、ここは高校PTAの場合は、

「いったい先輩がどんな大学に行っているのかとか、先生方はどんな指導をされているのかを知りたい」

となります。

どうですか?

皆さんのPTAでも同じような会話になると思います。

まず、第1の読者はPTA広報部員

作っている広報部員が「読んでみたい」という記事を考えていけばまずはOK

身近な読者=広報部員の声を尊重して作っていきましょう。

※ここは、企画編でも詳しくとりあげます。

広報誌作成セミナー」をしてもらおう

  • 専門家は頼りになるパートナー

※広報誌作成セミナーは、十分な時間をとるのであれば別の日に行っても良いでしょう。

専門知識や経験を持つ編集・デザイン事務所や印刷会社さんなどは、広報部にとって頼りになるパートナーです。

「第2章 こんな印刷会社さんとおつきあいをしよう」でも触れていますが、編集に関する専門知識は専門家に任せて、広報部員は記事内容を充実させることに集中すると、作業がずいぶんと楽になります。

とはいえ、はじめて広報誌を作るのですから分からないことばかりですね。

そこで、第1回目の編集会議では、専門家に簡単に「編集セミナー」をしてもらうことをおすすめします。

編集セミナー内容

 ①広報誌の「かたち」について

 (大きさや、文字のサイズ、フォントについて)

 ②どういう流れで広報誌が出来上がっていくのか。

 ③編集スケジュールと、その都度の広報部の作業について

 ④入稿の方法について

 ⑤校正の方法について

など。

ここでは、全体的な編集の流れを把握できる程度のセミナー内容でいいと思います。

詳しいことは、編集作業をしていく上で疑問点が出てきたときに、また質問すればいいのですから。

また、編集作業に必要なツール類も用意してもらうと、理解が深まります。

もらっちゃおう!編集作業に必要なツール類

ツール類には、

レイアウト用紙、

原稿用紙、

文字書体表、

紙見本、

色見本帳

などがあります。

各PTAオリジナルの場合が多いので、事前に確認しておきましょう。また、印刷会社によって、使用できる文字書体が異なりますので、こちらも要確認です。

過去に使用した実際のレイアウト用紙や校正紙などがあると、より分かりやすいでしょう。

(ちなみに、キラリ!プロジェクトでも、ご要望があれば用意します。編集セミナーも実施中です)

広報部の先輩に何でも聞こう

これまで広報誌作りを担当してきた先輩もまた、みなさんの大事な戦力。

1年間、広報誌作りに携わりようやく編集の流れがわかったころに交代となってしまいます。

ですから、先輩はみなさん「こうすれば、楽しくよりよい広報誌を作ることができたはず」との思いを抱いているものなのです。

先輩が、何でも素直に教えてくれる人なら、いろいろと教えてもらいましょう。ただし、先輩風をふかし、現役広報部の和を乱すような人ならNGですね(^_^;)

発行目的の確認、今年度の発行テーマの決定

  • 単年度の発行目標を作ろう

広報誌ですから、当然、発行する目的がありますね。

おおむね、「PTA活動を広く知ってもらい、会員間の絆を強める」

といったところでしょうか。

単年度の発行目標を作ろう

大きな発行目的を設定して上で、発行年度ごとの単年度目標があります。

たとえば、

「夢と希望の学校づくり」

「キラリ光る○○中」

「行動するPTA目指して」

などなど、PTAとして、学校としての目標がある場合は、そのテーマにそくして、特に設定されていない場合は、自分たち・広報部で作る必要があります。

この、単年度発行目標を作り、その目標を意識して作るだけでも、その年の特徴が出ますし、広報部員も作りやすいんです。

見出し、取材テーマ、写真、原稿のタッチ・勢いなどに統一感がでるのです。

具体的にどう作る?

単年度目標を広報部員で作る場合、どんな手順を踏んだらいいのでしょうか。

とにかく、「こんな広報誌だったらいいな」という意見を出し合います。

例えば、次のような項目に沿って、順番に意見を出し合ってはいかがでしょう。

【アイデアテーマ例】

PTA広報誌は読んだことがあるか、無いか。

 (同校以外でも、これまでの経験をふまえて)

②読んだことが無いのはなぜか。

PTA広報誌でよく読む記事

④こんな記事が読みたい

⑤こんな広報誌にしてみたい

①②→読まれるための工夫に生かします

③④→掲載記事の選択に生かします。

⑤→→発行目的つくりに生かします。

上に例題であげたテーマに沿って、一度、みなさんで意見を出し合ってみてください。

はじめは「広報誌をつくるのは苦手なんです・・」と、言っていたお母さんたちも、いろいろな意見をお持ちで盛り上がりますよ。

「これまで、ほとんど読んだこともないわ」

「自分の子どもに関係する写真があれば見るけれど、うちはマンモス校だから、ほとんど載ることがないし」

「うちの子どもは、そもそも、学校のお手紙を親に見せないのよ。あとで、びっくりすることが多くて」

「文字ばかりだと、読む気がしないし、かといって、イラストばかりだと幼稚だし」

「全体をさらっと見て、見出しを見て、写真を見て終わりかな。もったいないけれど」

などなど。

問題点が山のように出ます。

どのPTAも、同じような状況でしょう。

さて、たくさん出たアイデアを、どのように整理整頓していくか、まとめ上げていくか、そこがまた大変といえば大変。でも重要な作業。

その手法については、「アイデア会議の進め方」の項目でご紹介していきます。

アイデア会議は付箋紙を使って

  • アイデア・企画会議の進め方

「企画会議」のやり方が分からない!

編集会議で企画・アイデアを自由に出し合うような場合は、「付箋紙」を使うと便利です。

7.5センチ四方くらいの大きめの付箋紙を1冊ずつ部員に配布し、それに自分の意見内容を書き込み、順番に発表してもらいます。

アイデア会議は、出てきた意見に反対せず、自由に十分出し合うことが重要です。

互いに、反対・反論したい気持ちはぐっと押さえて、楽しい雰囲気を演出しましょう。

「付箋紙」を使って、自由に意見を出し合う

一通り、意見を自由に出し合ったあとで、その内容をまとめていくと、議事内容をまとめたり、会議記録をとる作業がずいぶん楽になります。(KJ法の応用です)

付箋紙は、何度も貼ったりはがしたりができるので後の処理が楽なのです。大学ノートやA3サイズの用紙にはったまま保管しておけばいいのですから。

この手法は、編集会議だけでなく、いろいろな場面で活用できますよ。

アイデア会議は付箋紙を使って

過去3年間の記事分析をしよう

  • 今年度のわが広報誌のテーマは?

PTA広報誌作りは、まずは過去のパターンを分析することから始めます。

これはPTA広報誌に限らず、チラシやポスター、案内文など、何かを制作する必要があったら、書店やパンフレット置き場などに行って、気に入った制作物を見て学ぶことが、結局早くうまく作るコツです。

編集会議では、そのPTAがこれまでにどんな広報誌を作ってきたのかを、みんなで分析してみましょう。

やり方は、過去3年間分の記事内容を、ページごとに書き出してみます。それだけです。

アイデア会議の進め方でもご紹介しました「付箋紙」がここでも活躍します。

部員が手分けをして、各頁ごとにどんな内容が載っていたのかを

タイトルを書き出して、ページごと、発行号ごとにまとめていきます。

広報部員全員で行うことで、広報誌の理解がいっそう深まります。

過去3年間の記事分析

過去3年間の記事分析をします

神戸新聞専門家ガイド「マイベストプロ神戸」

PTA・自治会広報担当者をバックアップするコラムを連載しています。 「PTAや自治会の広報紙って、本当にもったいないと思いませんか?」。そう話すのは、株式会社ペンコム代表の増田ゆきみさん。2008年からPTAや自治会・NPOや自治体の広報担当者たちを応援する「広報紙で、きらり!プロジェクト」をスタートさせ、全国でセミナーを行っています。とても分かりやすく広報の大切さを伝授する内容で、今ではセミナー回数も年間80回を超えるほどの人気を集めています。

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3d postman with big red envelope

広報担当者はある日突然ですね(^^;)

PTAや自治会、会社、組合…ある日突然、広報紙やお知らせ、プレスリリースの発行担当者に。 そんなあなたはもう不安でいっぱい。何から手をつけたらよいのか分かりませんね。 「広報紙できらり!プロジェクト」では、そんなあなたを応援いたします。 このサイトでは、現場で悩む広報担当者さんをサポートしようと、はじめての広報紙作りにすぐに役立つような内容を掲載していきます。 少しでもお役に立つことができたら幸いです。

06 2月 17

ご活用下さい「広報紙作成に役立つテンプレート」ダウンロード

 PTAや自治会での広報紙作りに、ご活用下さい  広報紙でキラリ!プロジェクトでは、編集作業に使っていただけるテンプレートをアップしました。 増田が、全国で開催の広報紙セミナーでご紹介させていただいているテンプレートです。 多くの方に活用していただけるよう、順次、内容を更新して参りますので、時々のぞいてみてくださいね。 下記のURLをクリックしてください。...
続きを読む.
05 2月 17

「お母ちゃんとの約束」増刷決定いたしました。本当に多くの皆様のおかげです

 この本は後悔する私の元に祖母が届けてくれたとしか思えません。  「お母ちゃんとの約束 いっちゃんとキヨシちゃんが歩いた満州五五〇キロ」が重版となりました。 戦争体験記の児童書で、毎日、大勢の読者の方々からお電話やメール、FAX、お葉書をいただいています。 ここで感想をご紹介させて頂きます。...
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24 1月 17

関西在住のみなさまへ。仕事に直結! ライター養成1日セミナーを開催します

 2月22日(水)大阪で開催、ウーマンライフ新聞社主催  ライターとして一歩を踏み出したい方、キャリアを積みたい方、フリーライターとして独立したい方へ。 2月22日(水)10時~16時、「ライター養成1日セミナー」が開催されます。会場は、大阪市西区京町堀1の10の8「福岡ビル2階会議室」。講師を増田がつとめさせていただきます。...
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11 12月 16

多くのご感想をお寄せいただいています。「お母ちゃんとの約束」学校で、親子でぜひお読み下さい。

 感動のご感想を続々といただいています  敗戦の翌年、10歳と5歳、幼い姉弟がたった二人で、満州から故郷の静岡まで引き揚げてきたドキュメンタリー『お母ちゃんとの約束』。 こどもたちも読めるように、漢字にはルビをふり、解説をつけています。 文字が大きいので、高齢者の皆さんにも好評です。 新聞各紙でも大きく取り上げていただいております。ありがとうございます。...
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05 11月 16

静岡新聞夕刊(2016/11/4)の1面に取材記事掲載いただきました

 『お母ちゃんとの約束』は全国の書店にて  朝から、お電話を多数いただいております。 理由は、昨日(11/4)の静岡新聞夕刊にて、増田が編集した書籍『お母ちゃんとの約束』の著者 望月泉さんと主人公のいっちゃんこと望月郁江さん親子の取材記事を掲載いただいたからです。 しかも、1面。さらに、題字横、つまりトップ記事です。...
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21 10月 16

読んで下さい『お母ちゃんとの約束 いっちゃんとキヨシちゃんが歩いた、満州五五〇キロ』

8月15日のコラムで「8月15日 終戦の日によせて。出版社としてできること。」と題して、ご紹介をさせて頂きました書籍『お母ちゃんとの約束 いっちゃんとキヨシちゃんが歩いた、満州五五〇キロ』が、全国書店にて発売開始となりました。(出版:ペンコム、販売:インプレス)。...
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